SharePoint 2013 für Anwender - mit vielen sofort einsetzbaren Lösungen
von: Nicole Enders
Galileo Press, 2013
ISBN: 9783836222761
Sprache: Deutsch
763 Seiten, Download: 21650 KB
Format: PDF, auch als Online-Lesen
geeignet für:
| Grundlagen verstehen und anwenden | 25 | ||
| Einleitung | 27 | ||
| 1.1 Ziel dieses Buches | 27 | ||
| 1.2 Was ist SharePoint überhaupt? | 28 | ||
| 1.2.1 Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Partnern | 30 | ||
| 1.2.2 Communities und Wissensmanagement | 31 | ||
| 1.2.3 Dokumentenmanagement | 32 | ||
| 1.2.4 Web Content Management | 33 | ||
| 1.2.5 Suchen und Finden | 33 | ||
| 1.2.6 Business Intelligence | 35 | ||
| 1.2.7 Individuelle Lösungen | 36 | ||
| 1.3 Zehn Meinungen zu den Einsatzmöglichkeiten | 37 | ||
| 1.3.1 »SharePoint ist ein Dokumentenmanagementsystem!« | 37 | ||
| 1.3.2 »SharePoint ist eine Suchmaschine für meine Unternehmensdaten!« | 38 | ||
| 1.3.3 »Mit SharePoint löse ich meinen Fileserver und meine Outlook-Aufgaben ab!« | 39 | ||
| 1.3.4 »Mit SharePoint habe ich meine Projektmanagementlösung gefunden!« | 39 | ||
| 1.3.5 »SharePoint ist perfekt für die Zusammenarbeit mit externen Partnern!« | 40 | ||
| 1.3.6 »Unser neues Intranet ist mit SharePoint so einfach zu bedienen und sieht sehr gut aus!« | 40 | ||
| 1.3.7 »SharePoint kann alles ein bisschen, aber nichts so ganz!« | 41 | ||
| 1.3.8 »Jeder Prozess kann auf SharePoint abgebildet werden!« | 41 | ||
| 1.3.9 »SharePoint macht mein Unternehmen sozialer!« | 42 | ||
| 1.3.10 »Alle unternehmensrelevanten Daten laufen in SharePoint zusammen und werden aufbereitet dargestellt!« | 42 | ||
| 1.3.11 War das bereits alles, was SharePoint kann? | 43 | ||
| 1.4 Typische Herausforderungen bei der Einführung | 43 | ||
| 1.4.1 Welches Ziel möchten Sie mit der Einführung von SharePoint erreichen? | 43 | ||
| 1.4.2 Vorbereitung der Einführung | 44 | ||
| 1.4.3 Festlegen der inhaltlichen Struktur | 46 | ||
| 1.4.4 Verantwortlichkeiten und Dokumentationsempfehlungen | 47 | ||
| 1.5 Versionen, Editionen und Hosting-Varianten | 49 | ||
| 1.5.1 Entwicklung von SharePoint von 2001 bis heute | 50 | ||
| 1.5.2 Was für Neuigkeiten bietet SharePoint 2013? | 55 | ||
| 1.5.3 Welche Edition ist die richtige für mich? | 56 | ||
| 1.5.4 Installation von SharePoint | 62 | ||
| 1.5.5 SharePoint Online mit Office 365 | 70 | ||
| 1.6 Tools für die Erstellung von SharePoint-Lösungen | 72 | ||
| 1.6.1 Microsoft Office Outlook, Excel und PowerPoint | 72 | ||
| 1.6.2 Elektronische Formulare mit InfoPath Designer | 77 | ||
| 1.6.3 SharePoint Designer | 79 | ||
| 1.6.4 Business Intelligence Tools | 81 | ||
| 1.6.5 Spezielle Lösungen mit Visio und Access Services | 84 | ||
| 1.6.6 Wenn alle Stricke reißen ... | 85 | ||
| 1.6.7 Welches Tool ist nun das richtige für mich? | 87 | ||
| Mit diesen SharePoint-Funktionen legen Sie einfach los | 93 | ||
| 2.1 Meine erste SharePoint-Website | 94 | ||
| 2.1.1 Erstellen einer Websitesammlung | 94 | ||
| 2.1.2 Erstellen einer Website | 98 | ||
| 2.1.3 Arbeiten mit Listen | 103 | ||
| 2.1.4 Arbeiten mit speziellen Listen | 131 | ||
| 2.2 Navigationsmöglichkeiten und -einstellungen | 137 | ||
| 2.2.1 Schnellstart | 138 | ||
| 2.2.2 Leiste für häufig verwendete Links | 140 | ||
| 2.2.3 Strukturansicht | 142 | ||
| 2.2.4 Wo bin ich eigentlich gerade? | 144 | ||
| 2.3 Websiteaktionen vs. Websiteeinstellungen | 145 | ||
| 2.3.1 Wohin sind die Websiteaktionen verschwunden? | 145 | ||
| 2.3.2 Websiteeinstellungen | 147 | ||
| 2.4 Benutzerinformationen und mein persönlicher Arbeitsbereich | 154 | ||
| 2.4.1 Was weiß SharePoint mindestens über mich? | 154 | ||
| 2.4.2 Meine Sprache und Region | 156 | ||
| 2.4.3 Meine Benachrichtigungen | 156 | ||
| 2.4.4 Mein Profil | 157 | ||
| 2.4.5 Meine Website | 163 | ||
| 2.4.6 Mein persönlicher Arbeitsbereich | 165 | ||
| 2.5 Vorlagen, Features und Webparts | 166 | ||
| 2.5.1 Die Unterschiede | 166 | ||
| 2.5.2 Vorlagen | 167 | ||
| 2.5.3 Features | 172 | ||
| 2.5.4 Webparts | 177 | ||
| 2.6 Berechtigungen für Benutzer und Gruppen | 179 | ||
| 2.6.1 Benutzer und Gruppen | 180 | ||
| 2.6.2 Websiteberechtigungen | 182 | ||
| 2.6.3 Website-App-Berechtigungen | 190 | ||
| 2.7 Die nächsten Schritte | 190 | ||
| Wichtige Aufgaben auf Abteilungs- und Unternehmensebene lösen | 193 | ||
| IT-Support und Empfang | 195 | ||
| 3.1 Anforderungen der Mitarbeiter | 196 | ||
| 3.2 Anmeldung und Begrüßung von Besuchern | 197 | ||
| 3.2.1 Benötigte Funktionen | 197 | ||
| 3.2.2 Konzeption der Lösung | 198 | ||
| 3.2.3 Neue Besucher ankündigen | 199 | ||
| 3.2.4 Workflow für das Aufgabenmanagement nutzen | 208 | ||
| 3.2.5 Besprechungsarbeitsbereiche zur Veröffentlichung von Informationen zu dem Termin verwenden | 211 | ||
| 3.2.6 Wie wird der Besuch nun begrüßt? | 216 | ||
| 3.2.7 Und wie nutze und präsentiere ich die Lösung jetzt richtig? | 221 | ||
| 3.3 Zentrale Erfassung von Telefonnotizen | 223 | ||
| 3.3.1 Benötigte Funktionen | 223 | ||
| 3.3.2 Konzeption und Umsetzung der Lösung | 224 | ||
| 3.4 Zentrale Systemüberwachung und Ticketbereitstellung | 230 | ||
| 3.4.1 Benötigte Funktionen | 230 | ||
| 3.4.2 Konzeption der Lösung | 231 | ||
| 3.4.3 Ticketsystem | 231 | ||
| 3.4.4 Integration einer Systemüberwachung | 236 | ||
| 3.5 Erweiterung der Lösung zur Systemüberwachung | 237 | ||
| Recruiting und Personalentwicklung | 245 | ||
| 4.1 Anforderungen der Personalabteilung | 246 | ||
| 4.2 Unterstützung des Personalauswahlprozesses | 247 | ||
| 4.2.1 Benötigte Funktionen | 247 | ||
| 4.2.2 Konzeption der Lösung | 249 | ||
| 4.2.3 Authentifizierung der Bewerber | 250 | ||
| 4.2.4 Vorbereitende Maßnahmen | 252 | ||
| 4.2.5 Vakante Stellen ausschreiben | 254 | ||
| 4.2.6 Marketingmaßnahmen für eine ausgeschriebene Stelle durchführen | 257 | ||
| 4.2.7 Bewerbung einreichen | 263 | ||
| 4.2.8 Unterlagen zu einer Bewerbung hinzufügen und den Status überprüfen | 271 | ||
| 4.2.9 Informationen zu Vorstellungsgesprächen oder Telefoninterviews abrufen | 272 | ||
| 4.3 Erweiterung um die Komponente der Mitarbeiterverwaltung | 274 | ||
| 4.3.1 Benötigte Funktionen | 274 | ||
| 4.3.2 Konzeption der Lösung | 275 | ||
| 4.3.3 Daten von bereits angestellten Mitarbeitern erfassen | 276 | ||
| 4.3.4 Kandidaten als Mitarbeiter einstellen | 285 | ||
| 4.3.5 Vorbereitungen für einen neuen Mitarbeiter treffen | 286 | ||
| 4.3.6 Neue Mitarbeiter mittels Steckbrief vorstellen | 287 | ||
| 4.3.7 Wie kann ich möglichst einfach zwischen dem Recruiting-System und der Mitarbeiterverwaltung wechseln? | 290 | ||
| 4.4 Seminare planen, durchführen und Feedback einholen | 291 | ||
| 4.4.1 Benötigte Funktionen | 291 | ||
| 4.4.2 Konzeption der Lösung | 292 | ||
| 4.4.3 Seminarangebot verwalten | 293 | ||
| 4.4.4 Bedarf an einem Seminar melden | 296 | ||
| 4.4.5 Anmeldungen durch die Personalabteilung und die Vorgesetzten der Mitarbeiter prüfen | 297 | ||
| 4.4.6 Termin für ein Seminar festlegen und die Mitarbeiter einladen | 301 | ||
| 4.4.7 Wissenstransfer durch Austauschplattformen zu einem Seminar bzw. Thema unterstützen | 305 | ||
| 4.4.8 Seminare im Hinblick auf festgelegte Kriterien bewerten | 307 | ||
| 4.4.9 Rückmeldungen zu Seminaren auswerten | 314 | ||
| 4.5 Einarbeitung und Weiterbildung von Mitarbeitern | 316 | ||
| 4.5.1 Benötigte Funktionen und Konzeption der Lösung | 316 | ||
| 4.5.2 Das Wissen der Mitarbeiter in einem Unternehmenswiki zentral zur Verfügung stellen und nutzen | 317 | ||
| 4.5.3 Einstiegsinformationen für die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters finden | 324 | ||
| 4.5.4 Einfache Navigation auf Basis der erfassten Metadaten | 327 | ||
| 4.5.5 Podcasts, Links und Dokumente miteinander teilen | 329 | ||
| 4.6 Eine runde Sache für alle | 331 | ||
| 4.6.1 Erstellen einer Prozessdarstellung mit Visio | 332 | ||
| 4.6.2 Integration der Prozessdarstellung in das Unternehmensportal | 333 | ||
| Marketing und Vertrieb | 339 | ||
| 5.1 Anforderungen der Abteilung | 340 | ||
| 5.2 Eventmanagement | 341 | ||
| 5.2.1 Benötigte Funktionen | 341 | ||
| 5.2.2 Konzeption der Lösung | 342 | ||
| 5.2.3 Informationen zu Veranstaltungen erfassen | 343 | ||
| 5.2.4 Veranstaltungen veröffentlichen | 346 | ||
| 5.2.5 Zu einer Veranstaltung anmelden | 360 | ||
| 5.2.6 Eine Anmeldung oder Veranstaltung stornieren - und was ist mit der Warteliste? | 364 | ||
| 5.3 Kundenbetreuung | 365 | ||
| 5.3.1 Benötigte Funktionen | 365 | ||
| 5.3.2 Konzeption der Lösung | 366 | ||
| 5.3.3 Einrichten der Website und der benötigten Apps | 367 | ||
| 5.3.4 Stammdaten von Kunden und Ansprechpartnern verwalten | 368 | ||
| 5.3.5 Kontakt zu Ansprechpartnern dokumentieren | 372 | ||
| 5.3.6 Suche nach Informationen | 380 | ||
| 5.4 Unternehmensweites Vorlagenmanagement | 385 | ||
| 5.4.1 Benötigte Funktionen | 385 | ||
| 5.4.2 Konzeption der Lösung | 386 | ||
| 5.4.3 Einrichten der Website zur Ablage von Vorlagen und Dokumenten | 387 | ||
| 5.4.4 Freigabeprozess für neue Versionen einer Vorlage | 388 | ||
| 5.4.5 Konfiguration von Vorlagen für eine Dokumentbibliothek | 391 | ||
| 5.4.6 Erstellen einer Angebotsmappe | 394 | ||
| 5.4.7 Pflege von Metadaten zur Unterstützung der Suche | 397 | ||
| 5.4.8 PowerPoint-Folien als Vorlagen zentral zur Verfügung stellen | 398 | ||
| 5.4.9 Offline mit Dokumenten arbeiten | 400 | ||
| 5.5 Erweiterung der Lösung für das Vorlagenmanagement | 406 | ||
| 5.5.1 Integration von Metadaten in ein Word-Dokument | 407 | ||
| 5.5.2 Den Dokumentinformationsbereich zur Pflege der Dokumenteigenschaften nutzen | 409 | ||
| 5.5.3 Textbausteine zur Erstellung von Word-Dokumenten nutzen | 410 | ||
| 5.5.4 Feedback zu einem Dokument einfordern | 419 | ||
| 5.5.5 Wann ist ein Dokument veraltet? | 422 | ||
| Einkauf | 425 | ||
| 6.1 Anforderungen der täglichen Arbeit | 426 | ||
| 6.2 Pflege und Veröffentlichung des Produktkatalogs | 427 | ||
| 6.2.1 Benötigte Funktionen | 427 | ||
| 6.2.2 Konzeption der Lösung | 428 | ||
| 6.2.3 Erstellen der Website für den Produktkatalog | 429 | ||
| 6.2.4 Einen Produktkatalog einrichten und die ersten Produkte anbieten | 431 | ||
| 6.2.5 Homepage für die produktive Nutzung vorbereiten | 443 | ||
| 6.2.6 Navigation automatisch durch die erfassten Kategorien generieren lassen | 446 | ||
| 6.3 Bestellungen und Wareneingang | 449 | ||
| 6.3.1 Benötigte Funktionen | 449 | ||
| 6.3.2 Konzeption der Lösung | 450 | ||
| 6.3.3 Einrichten der Website | 451 | ||
| 6.3.4 Eingabemaske für Anfragen anpassen | 457 | ||
| 6.3.5 Formulare für neue Anfragen oder Bestellungen in die Homepage integrieren | 462 | ||
| 6.4 Kopplung der Lösungen | 464 | ||
| 6.4.1 Inhalt und Struktur einer Website oder Websitesammlung | 464 | ||
| 6.4.2 Listen als Vorlage speichern und wiederverwenden | 465 | ||
| 6.4.3 Produkte mit Bestellungen verknüpfen | 466 | ||
| Fachabteilungen | 473 | ||
| 7.1 Anforderungen der Belegschaft in den Fachabteilungen | 474 | ||
| 7.2 Forschung und Entwicklung | 475 | ||
| 7.2.1 Benötigte Funktionen | 476 | ||
| 7.2.2 Komponenten zur Unterstützung des Wissensmanagements und Vorschlag für eine Informationsrichtlinie | 477 | ||
| 7.2.3 Konzeption der Lösung | 480 | ||
| 7.2.4 Website für das Wissensmanagement der Fachabteilung erstellen | 481 | ||
| 7.3 Ressourcenplanung | 486 | ||
| 7.3.1 Benötigte Funktionen | 486 | ||
| 7.3.2 Konzeption der Lösung | 488 | ||
| 7.3.3 Zentrale Ressourcen erfassen | 491 | ||
| 7.3.4 Planung von zentralen Ressourcen | 494 | ||
| 7.3.5 Einsatzplanung von Mitarbeitern | 498 | ||
| 7.4 Projektmanagement | 507 | ||
| 7.4.1 Benötigte Funktionen | 507 | ||
| 7.4.2 Konzeption der Lösung | 508 | ||
| 7.4.3 Eine Liste zur Verwaltung der Projekte einrichten | 509 | ||
| 7.4.4 Erstellen einer Projektwebsite | 511 | ||
| 7.4.5 Websitevorlage für Projekte definieren | 514 | ||
| 7.4.6 Mein erstes Projekt anlegen | 520 | ||
| 7.4.7 Nach Projekten suchen | 522 | ||
| 7.4.8 Projektunterstützung in meiner persönlichen Website | 522 | ||
| 7.4.9 Projektmanagement mit Project Server 2013 | 526 | ||
| 7.5 Weitere Möglichkeiten der Zusammenarbeit | 527 | ||
| 7.5.1 Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig an einem Dokument mit einer Unterstützung der Kommunikation durch den Einsatz von Lync | 527 | ||
| 7.5.2 Nutzung eines Website-Notizbuchs für den Gedankenaustausch | 530 | ||
| 7.5.3 Versteckte Funktionen für die Aus- und Weiterbildung | 532 | ||
| Management und Controlling | 545 | ||
| 8.1 Anforderungen des Managements | 546 | ||
| 8.2 Bereitstellung allgemeiner Unternehmensinformationen | 548 | ||
| 8.2.1 Benötigte Funktionen | 548 | ||
| 8.2.2 Konzeption der Lösung | 549 | ||
| 8.2.3 Regelungen und Vorgaben im Unternehmen | 550 | ||
| 8.2.4 Neuigkeiten, Pressemitteilungen und Geschäftsziele | 554 | ||
| 8.2.5 Betriebs- und Abteilungsversammlungen | 557 | ||
| 8.2.6 Schwarzes Brett einrichten und nutzen | 562 | ||
| 8.2.7 Angebote für die Mitarbeiter veröffentlichen | 565 | ||
| 8.3 Umfragen und Feedback der Mitarbeiter | 566 | ||
| 8.3.1 Benötigte Funktionen | 566 | ||
| 8.3.2 Konzeption der Lösung | 567 | ||
| 8.3.3 Eine neue Umfrage veröffentlichen | 568 | ||
| 8.3.4 Ergebnisse einer Umfrage auswerten | 573 | ||
| 8.3.5 Ideen einstellen, diskutieren und bewerten | 575 | ||
| 8.3.6 Zu guter Letzt ein bisschen aufräumen | 575 | ||
| 8.4 Zeiterfassung | 577 | ||
| 8.4.1 Benötigte Funktionen | 578 | ||
| 8.4.2 Konzeption der Lösung | 579 | ||
| 8.4.3 Konfiguration der Access Services | 581 | ||
| 8.4.4 Einrichten einer Access-App | 583 | ||
| 8.4.5 Erstellung und Konfiguration der benötigten Tabellen | 586 | ||
| 8.4.6 Navigation anpassen | 594 | ||
| 8.4.7 Stammdaten erfassen | 596 | ||
| 8.4.8 Arbeitszeiten erfassen | 597 | ||
| 8.4.9 Auswertungen erstellen | 598 | ||
| 8.4.10 Grenzen bei der Umsetzung | 601 | ||
| 8.4.11 Wofür kann ich Access-Apps nun wirklich nutzen? | 602 | ||
| 8.5 Prozessüberwachung und -optimierung | 603 | ||
| 8.5.1 Benötigte Funktionen | 604 | ||
| 8.5.2 Konzeption der Lösung | 605 | ||
| 8.5.3 Modellierung eines Prozesses mit Visio | 606 | ||
| 8.5.4 Überwachung des Prozesses in SharePoint | 612 | ||
| 8.5.5 Aggregation von Daten in einem Business Intelligence Center | 618 | ||
| 8.5.6 Prozessoptimierung durch Workflows | 624 | ||
| 8.6 Erweiterungen und Anpassungsmöglichkeiten | 628 | ||
| 8.6.1 Integration eines Diagramms aus einer Excel-Arbeitsmappe in eine Websiteseite | 628 | ||
| 8.6.2 Erweiterung der Funktionalitäten über ein Add-in | 632 | ||
| 8.6.3 Eine Inhalts-App für Excel mithilfe von NAPA erstellen | 635 | ||
| Wir sind ein Unternehmen! | 641 | ||
| 9.1 Von der Insellösung zum Unternehmensportal | 642 | ||
| 9.1.1 Abteilungsübergreifende Navigation | 643 | ||
| 9.1.2 Unternehmensweite Suche | 648 | ||
| 9.1.3 Communities im Unternehmen | 658 | ||
| 9.1.4 Datenarchiv | 660 | ||
| 9.1.5 Websiteverwendungsberichte und Beliebtheitstrends | 662 | ||
| 9.1.6 SharePoint Server-Veröffentlichungsinfrastruktur | 665 | ||
| 9.1.7 Weitere zentrale Dienste und Anwendungsszenarien | 666 | ||
| 9.2 SharePoint und Corporate Design - geht das? | 667 | ||
| 9.2.1 Erstellen einer Designvorlage für SharePoint 2013 | 668 | ||
| 9.2.2 Erstellen einer Designvorlage für SharePoint 2010 | 674 | ||
| 9.2.3 Gestaltungsvorlagen in SharePoint 2013 anpassen | 681 | ||
| 9.2.4 Eine neue Gestaltungsvorlage erstellen | 685 | ||
| 9.3 Mehrsprachigkeit im Portal - Möglichkeiten und Hindernisse | 694 | ||
| 9.3.1 Primäre Sprache für eine Website auswählen | 695 | ||
| 9.3.2 Weitere Sprachen für eine Website konfigurieren | 696 | ||
| 9.3.3 Nutzen von Variationen | 697 | ||
| 9.4 Arbeiten mit mobilen Geräten wie iPad, Surface und Windows Phone | 702 | ||
| 9.4.1 Benutzeroberfläche für mobile Browser | 702 | ||
| 9.4.2 Eine Website mit vielen Gesichtern | 706 | ||
| 9.4.3 Abonnieren mobiler Benachrichtigungen | 710 | ||
| 9.4.4 Pushbenachrichtigungen nutzen | 710 | ||
| 9.4.5 SharePoint weiß, wo ich gerade bin! | 711 | ||
| 9.4.6 Business Intelligence auf meinem iPad | 711 | ||
| 9.4.7 Arbeiten mit Office-Dokumenten | 712 | ||
| Weiterführende Informationen | 717 | ||
| Hilfestellungen zur Umsetzung eigener Ideen | 719 | ||
| 10.1 Die Grenzen der unterschiedlichen SharePoint-Plattformen | 719 | ||
| 10.1.1 Allgemeine Beschränkungen | 720 | ||
| 10.1.2 Informationsverwaltungsrichtlinien | 724 | ||
| 10.1.3 Workflows | 725 | ||
| 10.1.4 Suchfunktionen | 725 | ||
| 10.1.5 Soziale Netzwerke und »Meine Website« | 725 | ||
| 10.1.6 Anpassungsmöglichkeiten | 726 | ||
| 10.2 Eigene Ideen planen und umsetzen | 726 | ||
| 10.2.1 Präsentation Ihrer Idee | 727 | ||
| 10.2.2 Anforderungsanalyse | 728 | ||
| 10.2.3 Vorlage für die Konzeption und Dokumentation | 730 | ||
| 10.2.4 Präsentation Ihrer Lösung | 731 | ||
| 10.2.5 Testphase und Meldung von Fehlern und Änderungswünschen | 732 | ||
| 10.2.6 Schulung der verschiedenen Anwendergruppen | 733 | ||
| 10.2.7 Abnahme und Produktivsetzung | 733 | ||
| Schnellzugriff auf die für mich relevanten Inhalte | 735 | ||
| 11.1 Empfohlene Plattform für die Durchführung der Übungen | 736 | ||
| 11.2 Schnellzugriff für Anwender | 738 | ||
| 11.3 Schnellzugriff für Administratoren | 741 | ||
| 11.3.1 Websitefeatures | 746 | ||
| 11.3.2 Websitesammlungsfeatures | 747 | ||
| 11.4 Schnellzugriff für Entwickler | 749 |