Basiswissen ERP-Systeme

6 Unternehmensspezifische Anpassungen (S. 223)

Wie bereits erwähnt, wird es trotz sorgfältiger »Auswahl « (S. 66) eines ERP-Systems und dessen umfangreicher »Funktionalität« (S. 17) in der Praxis meist nicht gelingen, auch wirklich alle Anforderungen eines Unternehmens zu 100 Prozent durch den jeweiligen Standard abzudecken. Hierbei gibt es wiederum zwei grundsätzliche Möglichkeiten, solche Abweichungen zu minimieren.

Dabei handelt es sich um die beiden folgenden, zuvor bereits erwähnten grundsätzlichen Anpassungsarten1: der Anpassung des Unternehmens an das ERP-System im Rahmen des Business Process Reengieerings bzw. der Anpassung des ERP-Systems an die Anforderungen des Unternehmens.

Die folgenden Abschnitte widmen sich dabei der letzten der beiden Möglichkeiten, d.h. der Anpassung eines ERP-Systems. Nach der Installation eines ERP-Systems ist es immer zwingend notwendig, zunächst das Unternehmen in ihm abzubilden bzw. einzurichten. Hierdurch wird der neutrale Auslieferungsstandard im Rahmen des Customizings an das Unternehmen angepasst.

Darüber hinaus gibt es noch weitere Möglichkeiten, ein ERP-System den Bedürfnissen eines Unternehmens anzupassen, wobei es jedoch gravierende Unterschiede hinsichtlich der hieraus resultierenden Konsequenzen gibt. Dabei ist zu beachten, dass neben der Erhöhung des Abdeckungsgrades alle Anpassungsmöglichkeiten aber unweigerlich auch wiederum höhere Kosten bei der Einführung verursachen.

Abschließend werden noch kurz die Möglichkeiten vorgestellt, die Microsoft Dynamics NAV zur Anpassung bietet, ohne dabei jedoch tiefer ins Detail zu gehen.

6.1 Customizing
Integrierte betriebswirtschaftliche Standardsoftware kann erst dann produktiv genutzt werden, wenn die Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens in ihr abgebildet sind. Dies geschieht im Rahmen des so genannten Customizings, zu dem alle Einstellungen und Anpassungen am System gehören, die sich ohne Programmierung durch die Einstellung von Systemparametern vornehmen lassen.

Integrierte betriebswirtschaftliche Standardsoftware unterscheidet sich u.a. von anderer Standardsoftware, wie etwa Office-Systemen zur Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation dadurch, dass die Software nach der Installation nicht unmittelbar produktiv eingesetzt werden kann. Hierzu sind zunächst eine Reihe von Einstellungen im ERP-System notwendig, um den unternehmensneutralen Auslieferungszustand der Standardsoftware an das jeweilige Unternehmen anzupassen.

Hierdurch wird der ursprüngliche Abdeckungsgrad erheblich erhöht, was aber auch unweigerlich zu Mehrkosten führt (siehe Abb. 6.1-1), die daher bei der Budgetplanung zur Einführung eines ERP-Systems immer mit berücksichtigt werden sollten.

Sinn und Zweck von ERP-Systemen ist es, die Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu unterstützen. Dazu muss das Unternehmen jedoch zunächst einmal im ERP-System abgebildet werden, was bei der Einrichtung des Mandanten geschieht. Diese Art der Anpassung wird allgemein auch als Customizing (to customize = individuell aufmachen, anpassen) bezeichnet. Hierzu zählen jedoch nur die Anpassungen, die ohne Eingriffe in die Programmierung erfolgen (vgl. Wikipedia: Customizing (http://de.wikipedia.org/wiki/ Customizing).

Die dynamischen Aspekte eines Unternehmens, d.h. seine Geschäftsprozesse, werden bereits durch das Referenzmodell der Software in standardisierter Form beschrieben. Ein Unternehmen lässt sich jedoch nicht nur durch seine Ablauforganisation, d.h. seine Geschäftsprozesse, beschreiben.

Neben diesen dynamischen Aspekten sind bei der Modellierung von Unternehmen auch die statischen Aspekte zu berücksichtigen. Sie beschreiben u.a. die Aufbauorganisation eines Unternehmens, welche häufig in Form eines Organigramms wiedergegeben wird.