Einfach aufgeräumt! - In 24 Stunden mit der Simplify-Methode das Chaos besiegen

4. Schritt (circa 6 Stunden) Ablagesystem: Praxisorientiert planen, optimal einrichten (S. 75-76)

Erst planen, dann einräumen! Bei Ihren Unterlagen folgen Sie demselben Prinzip wie bei Ihren Arbeitsmaterialien im 2. Schritt: Verabschieden Sie sich von Überlegungen, wie und wo Unterlagen bisher aufbewahrt wurden, sondern entscheiden Sie, wie Sie zukünftig optimalen Zugriff darauf haben. Dafür erstellen Sie zunächst auf Papier einen Ablageplan. Folgende Voraussetzungen sollte Ihr Ablageplan bzw. Ihr Ablagesystem erfüllen:

- Selbsterklärende Beschriftung: Zugriff und Ablage müssen direkt über Suchbegriffe auf den Schriftgutbehältern möglich sein. Kein Mensch will erst lange Aktenzeichen decodieren oder geheimnisvolle Nummernsysteme entschlüsseln, um das Gesuchte zu finden. Ihr Ablagesystem sollte so eindeutig und verständlich sein, dass auch Ihre neuen Mitarbeiter oder Urlaubsvertretungen in Ihrer Abwesenheit sofort etwas damit anfangen können.

- Keine Überschneidungen: Die in Ihrem Ablagesystem enthaltenen Suchbegriffe müssen eindeutig voneinander abgegrenzt sein. Eine bestimmte Information darf daher nur mit einem bestimmten Begriff gekennzeichnet sein. Benutzen Sie also beispielsweise nicht unterschiedliche Begriffe für Ihren Schriftverkehr wie »Korrespondenz«, »Briefe« oder »Schriftwechsel«, sondern entscheiden Sie sich für einen einzigen Begriff, der von allen Benutzern des Ablagesystems einheitlich verwendet wird.

- Nutzungsorientiert: Ihr Ablageplan muss eine sinnvolle Strukturierung von Unterlagen ermöglichen. Alle Unterlagen zu einem bestimmten Thema müssen über den Ablageplan zusammengeführt werden, sodass Sie sie bei Bedarf nicht aus verschiedenen Ordnern oder anderen Behältern zusammensuchen müssen.

- Visuelle Ordnungshilfe: Mithilfe des Ablageplans soll die Reihenfolge der Schriftgutbehälter, also Ordner und Mappen im Aktenschrank, auch visuell fixiert werden, damit nicht mehr Folgendes passiert: Sie – oder einer Ihrer Mitarbeiter – nehmen einen Ordner heraus und stellen ihn später, weil dort gerade Platz ist, an eine ganz andere Stelle zurück. Auf diese Weise werden Ihre Aktenschränke zu »Verschiebebahnhöfen«, und Ihr Ablagesystem ist in kürzester Zeit aufgeweicht.