Zeitmanagement - Das Trainingsbuch

Lektion 2: Razzia - Wie Sie Ihre Zeitdiebe dingfest machen (S. 52-53)

Wer seine Zeitdiebe kennt und unter Kontrolle bringt, der hat bereits einen großen Schritt vorwärts gemacht. Diese Zeitdiebe streuen schließlich den Sand ins Getriebe eines jeden Tags, und legen uns gerne Stolpersteine in den Weg. Und sie rauben nicht nur Zeit, sondern auch der Spaß kann bei dem einen oder anderen störenden Faktor auf der Strecke bleiben. Ob es nun ein schlecht organisiertes Meeting ist, die fehlende Zielsetzung oder ein Anruf, der die ganze schöne Planung zunichte macht. Auf der anderen Seite sind viele Menschen sehr gut in der Lage, sich selbst durch den geschickten Einsatz der Zeitdiebe aus dem Takt zu bringen. „Nur noch schnell ..." heißt hier eine Devise, die ganz sicher zu einem führt: einem aus dem Ruder laufenden Terminplan.

Die Zeitdiebe zu erkennen ist selbstverständlich die wichtigste Aufgabe in diesem Zusammenhang. Vielleicht war Ihnen bis zu diesem Moment noch gar nicht klar, wieviele dieser heimlichen Zeitfresser sich in Ihrer unmittelbaren Umgebung aufhalten, Sie haben sie vielleicht ganz anders eingeschätzt. Da ist etwa die ach so nette Kollegin, die nur mal schnell ihre Erlebnisse des vergangenen Wochenendes loswerden möchte. Allerdings sind Sie auf das Wohlwollen dieser Person angewiesen, und da möchten Sie sie doch nicht vor den Kopf stoßen. Außerdem hat sie ja meist doch das eine oder andere spannende Abenteuer erlebt, und das wollen Sie sich nicht entgehen lassen. So hin und her gerissen zwischen dem „Ich sollte jetzt eigentlich ..." und einem „Ach, die fünf Minuten habe ich mir jetzt verdient" verlieren Sie bisher leicht Ihre Tagesziele, Prioritäten und Aufgaben aus dem Auge. Das gilt sogar wortwörtlich, denn gerade dann, wenn diese Ziele nicht schriftlich fixiert sind, führt das Gespräch mit der Kollegin ganz schnell dazu, dass Sie aus dem Takt kommen.

Hier gilt es, entweder klare Grenzen zu ziehen oder entsprechend Luft einzuplanen, um solche Gespräche führen zu können. Anstelle eines harschen Abweisens hat sich auch die Methode bewährt, nach wenigen Minuten auf eine dringend zu erledigende Aufgabe hinzuweisen und so dem Redeschwall Einhalt zu gebieten. „Einen Moment! Lieber Herr Maisenberg, Sie sind ein so charmanter Erzähler – die Geschichte möchte ich mir lieber in Ruhe anhören, und die habe ich jetzt nicht. Wollen wir uns in der Mittagspause verabreden?" Sprechen Sie es aus, vertagen Sie das private Gespräch. Kein Mensch verlangt, dass Sie dabei unfreundlich werden.

Und wenn Sie diesen Weg wählen, halten Sie ihn konsequent durch, das ist ganz wichtig. Das schlimmste Signal, das Sie aussenden können, ist ein „Eigentlich (!) habe ich ja jetzt keine Zeit, lass uns doch gemeinsam Mittag essen ...", um dann doch zehn Minuten mit ihm zu reden. Denn mit einem solchen Ablauf signalisieren Sie dem Kollegen und Ihrem Unterbewusstsein, dass Sie auch dann Zeit für solche Gespräche haben, wenn dringende Aufgaben anstehen.