Business English - Useful Phrases für alle wichtigen Anlässe

Schriftliche Kommunikation im Berufsalltag: Briefe und E-Mails (S. 73-74)

Bis vor einigen Jahren wurde der Brief über den Postweg am häufigsten genutzt, um schriftlich zu kommunizieren. Wenn es schneller gehen sollte, verschickte man Telefaxe. Inzwischen haben E-Mails den klassischen Brief mehr und mehr verdrängt, daher befassen wir uns hier auch hauptsächlich mit diesem Thema. Wir haben trotzdem Musterbriefe zu den unterschiedlichsten Themen für Sie auf der CD-ROM zusammengestellt.

Wichtig zu wissen ist, dass sich E-Mail und Brief nicht nur in der Form, sondern auch im Stil unterscheiden. Das zeigen Ihnen die folgenden Sätze, die das Gleiche aussagen, aber unterschiedlich formuliert sind. Während der Stil in Briefen tendenziell gehoben und formeller ist, werden für E-Mails eher saloppe und der gesprochenen Sprache ähnlichere Ausdrücke verwendet. Ihnen wird auch auffallen, dass die Sätze im Brief erheblich länger sind. Eine E-Mail darf aber trotz knapper Formulierungen nicht unhöflich sein. Hierzu finden Sie zwei Übungen auf der CD-ROM.

PRAXIS-BEISPIEL
So könnte eine E-Mail lauten

Hi Pete
As we already discussed on the phone, please find our suggestion for the project timing attached. Do the attached times/dates look okay to you? Please make the changes on your end ASAP (as soon as possible) – we’ll confirm shortly. One more thing! Is Andrea also going to come?
Many thanks and looking forward to seeing you end of April

Best wishes

PRAXIS-BEISPIEL
Und so könnte der Brief mit gleichem Inhalt lauten

Dear Peter,
With reference to our telephone conversation of today I would like to enclose our suggestions regarding the timing of the project. We would be grateful if you could let us know if the times and dates are convenient for you. Furthermore, we would like you to make the respective changes at your earliest convenience. We will confirm on short notice.
In addition, we would like you to let us know if Ms Donna will attend as well. Thank you very much in advance. I’m looking forward to meeting you in person at the end of April

Yours sincerely

Der Klassiker: „Snail Mail"

Worin bestehen denn die Unterschiede zwischen Brief und E-Mail? Was zeichnet einen Brief aus?

 Ein Brief macht mehr Mühe und kostet mehr Zeit.
 Er trägt eine echte Unterschrift.
 Der Versand im Umschlag sorgt für Diskretion und Geheimhaltung.
 Die Archivierung im klassischen Sinn ist einfacher.
 Eine individuelle Gestaltung mit Firmenbriefkopf und besonderem Layout ist möglich.

Wenn Sie auf diese klassische Form der Kommunikation zurückgreifen möchten, sollten Sie sich vorab ein paar Gedanken machen. Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, denken Sie gründlich über die folgenden Leitfragen nach: