Besser organisieren - 99 wirksame Tipps für mehr Überblick im Büro. Office- und Selbstmanagement von Ablage bis Zeitplanung

Entstapeln, Ordnen und Beseitigen (S. 23-24)

Trotz der Tendenz zum papierlosen Büro bleibt viel Papier, und Papier hat eine Neigung, sich nach einiger Zeit zu Stapeln zusammenzurotten. Stapel strapazieren unsere Nerven, weil schon ihr Anblick uns daran erinnert, dass wir unsere Arbeit in der dafür vorgesehenen Zeit nicht organisiert bekommen. Stapel sind eine permanente Belastung für unser Gedächtnis, weil es eine kaum vollbringbare Leistung ist, sich jederzeit auf Abruf zu erinnern, in welchem der Stapel der nun gerade gesuchte Vorgang liegt. Stapel geben uns das Gefühl, nicht kompetent zu sein, das wir dann auch manchmal nach außen tragen, indem wir einem Anrufer sagen müssen: „Ich rufe Sie später zurück, wenn ich den Vorgang gefunden habe."

Stapel machen Druck und Druck macht schlechte Laune. Schlechte Laune motiviert nicht, den Papierbergen zu Leibe zu rücken. Sind die Berge schon auf ein gewisses Niveau angewachsen, ist es illusorisch zu glauben, wir könnten ihrer mit einem Schlag Herr werden. Wir warten immer auf einen geeigneten Zeitpunkt für die große Aufräumaktion: Wenn der Chef auf Reisen ist, wenn die Kollegin aus dem Urlaub zurück ist, wenn der Vorgang xyz abgeschlossen ist … Dummerweise wachsen die Berge aber während der Wartezeit immer weiter an und die innere Blockade nimmt ständig zu, sodass wir für jede Entschuldigung, warum es jetzt gerade nicht geht, dankbar sind.

Beginnen Sie beim „Entstapeln" am besten mit kleinen Schritten. Vertrauen Sie darauf, dass es wie bei einem kleinen ins Wasser geworfenen Stein ist: Er zieht Kreise oder kräuselt das Wasser auch noch in einem gewissen Umkreis um die Einwurfstelle. Ganz gleich, mit welcher der Entstapelungsmethoden (die wir im Folgenden vorstellen) Sie beginnen, wir sind sicher, Sie werden bald erste Erfolgserlebnisse haben und Erfolgserlebnisse machen Lust weiterzumachen.

Tipp 7
Schaffen Sie für Abgeschlossenes eine Endstation – am besten Ordner!

Schriftstücke oder Vorgänge, die erledigt sind, aber dauerhaft aufgehoben werden müssen, gehören in einen Aktenordner, deshalb ist es günstig, zu jeder Hängemappe mit dynamischen Vorgängen einen thematisch passenden Ordner zu haben. Was nicht aufgehoben werden muss, kommt sofort in den Papierkorb. Überlegen Sie vor dem Ablegen in den Aktenordner sehr gut:

• Muss ich dieses Schriftstück wirklich aufbewahren, muss ich den gesamten Vorgang ablegen oder reicht es, wenn ich ein Blatt, aus dem die wichtigsten Inhalte hervorgehen, ablege?

• Handelt es sich um eine Information, die verloren ist, wenn ich sie nicht ablege oder kann ich sie mir im Zeitalter des Internets, in dem ich leichten und schnellen Zugang zu fast allen Informationen habe, jederzeit wieder besorgen?

• Muss ich das Schriftstück archivieren oder reicht es, wenn es in einer anderen Abteilung abgelegt ist und ich bei Bedarf darauf zugreifen kann?

Dabei spielt die Frage eine Rolle, wie groß mein Sicherheitsbedürfnis ist und wie sehr ich in der Lage bin, anderen und ihrer Verlässlichkeit zu vertrauen.

Um Ihr Gedächtnis zu entlasten, kann es sinnvoll sein, einen Ordner „Gedächtnisstütze" anzulegen. Darin können Sie sich mit Hilfe einer Liste jederzeit erinnern, was Sie nach der Bearbeitung mit einem konkreten Vorgang getan haben.