Zeitmanagement - Perfekt organisiert mit Zeitplaner und Handheld

Welche Vor- und Nachteile hat ein Zeitplaner aus Papier? (S. 57-58)

Papier hat noch lange nicht ausgedient

Markus H. besitzt bereits ein professionelles Zeitplanbuch, in das er bisher aber lediglich feste Termine mit anderen Personen sowie hin und wieder ein paar Notizen einträgt. In Zukunft wird er es bewusster und intensiver nutzen. Nur seine Adressen verwaltet er elektronisch mit Outlook – es sind einfach zu viele, um sie ständig per Hand zu aktualisieren. Für unterwegs druckt Markus H. sich einmal wöchentlich eine aktuelle Telefonliste mit Name, Funktion, Firma und Nummer, sodass er alle Adressen auf wenigen Seiten unterbringen und hinten in sein Zeitplanbuch heften kann.

Einige seiner Kollegen setzen für unterwegs auf einen Handheld, gerade die jüngeren. Manchmal spotten sie, dass nur ältere Generationen und Technik& muffel noch mit Papier herumlaufen. Markus H. teilt diese Ansicht überhaupt nicht: Er ist Dipl. Informatiker, war in seinem zusätzlichen MBA-Jahr in Pittsburgh bestens mit modernster Technik versorgt und konnte dort einigen erfolgreichen Führungskräften über die Schulter schauen. Alt ist er auch noch nicht, nicht einmal 30. Und er bleibt bewusst beim Papier. Sein Zeitplanbuch hat einfach mehr Charme als ein kühler Metallklotz. Es lässt ihn nie im Stich, stürzt nie ab und muss nie geladen werden. Er kann auf den Seiten beliebig herumskizzieren und außerdem Farben nutzen, ohne sich an fest vorgegebene Strukturen halten zu müssen. Papier leistet alles, was ihm wichtig ist, und hat in seinen Augen einfach mehr Stil.

Welche Schwächen haben traditionelle Zeitplanbücher?

Papierplaner werden mit jedem eingelegten Blatt dicker. Schon die Minimalausrüstung nur für die wichtigsten Planungen und Notizen übersteigt meist deutlich Größe und Gewicht eines Handhelds. Wenn Sie viele Mit schriften und detaillierte Planungen in Ihrem Zeitplanbuch mitführen, werden Sie meist Blätter im DIN-A5-Format benötigen, sodass die Lederhülle manchmal Größe und Gewicht eines Laptops erreicht oder gar übersteigt. Damit ist Ihr Planer nur noch eingeschränkt mobil.

Trotzdem kommt auch ein großes Zeitplanbuch schnell an seine Kapazitätsgrenzen. Je nach Ausführung des Adressregisters ist es nach 200 bis 500 Einträgen hoffnungslos überfüllt. Diese Zahl mag je nach Ihrem privaten oder beruflichen Umfeld sehr hoch erscheinen, wird jedoch von vielen unserer Seminarteilnehmer bereits erreicht, sofern sie die Liste nicht auf die wichtigsten Adressen beschränken. Egal ob es um Kunden, Ansprechpartner in anderen Firmen, Mitglieder des Sportvereins, Teilnehmeradressen für einen ehrenamtlichen Jugendfreizeitleiter oder die DRK-Sanitätsbereitschaft des Ortsvereins gepaart mit den Adressen von alten Bekannten, Freunden und Verwandten geht – die Zahl der Einträge wird schnell dreistellig. Auch Projektpläne und Mitschriften müssen Sie im Büro selektieren und umheften, da nur Platz für ein paar besonders aktuelle bzw. wichtige Exemplare ist. Schade, wenn Sie zuweilen gerne auf ein älteres Ergebnis zurückgreifen würden.

Änderungen und Ergänzungen schwierig

Nehmen Sie Eintragungen in Ihrem Zeitplanbuch immer nur mit einem Bleistift vor. Am Anfang müssen Sie sich vielleicht erst einmal daran gewöhnen und trauern d em s chöneren Schriftbild e ines Kulis o der Füllers nach. Doch schon bald werden Sie die Möglichkeit zum Radieren und Korrigieren zu schätzen wissen.

Dennoch: Trotz Bleistifteinsatzes bleiben je nach verwendetem Papier und Stift hässliche Spuren zurück. Wenn Sie sehr oft im Adressregister radieren, nutzen mit der Zeit die Blätter ab. Für umfangreiche Ergänzungen ist meist kein Platz mehr.