Handelsblatt Karriere und Management Band 5: Erfolg durch professionelles Delegieren

Der Delegationsvertrag (S. 125-126)

Übergabe und Übernahme professionell gestalten

Delegieren darf nicht »zwischen Tür und Angel«, im Vorübergehen geschehen, sondern muss mit einer professionellen Übergabeund Übernahmeprozedur ablaufen. Delegieren heißt: Zwei Seiten schließen eine Vereinbarung, einen Vertrag, den Delegationsvertrag. Und wie bei jedem Vertrag gilt: Verträge sind nur von Dauer, wenn sie beiden Seiten einen Vorteil verschaffen. Ansonsten spricht man nicht von einem Vertrag, sondern von einem Diktat. Beim Delegationsvertrag einigen sich beide Seiten darauf, dass eine Seite eine Leistung erbringt und die andere Seite im Gegenzug alle erforderliche Unterstützung bereitstellt: »Wenn Sie für mich arbeiten, dann arbeite ich für Sie.« Dieser Delegationsvertrag wird in der Praxis so wohl kaum formuliert und erst recht nicht in schriftlicher Form fixiert werden.

Die Frage stellt sich: Warum eigentlich nicht? Wäre es nicht sinnvoll, alle entscheidenden Punkte den Beteiligten zum Nachlesen in die Hand zu drücken? Gerade in der Anfangsphase des Delegierens, wenn noch keine Erfahrungen vorliegen, wäre es für beide Seiten eine Hilfe – und eine Verpflichtung. Meist wird aber auf die schriftliche Niederlegung verzichtet – »weil ja alles schon besprochen wurde«. Umso wichtiger ist es deshalb, dass beide Seiten sich über die Bedeutung dieser Vereinbarung während der Laufzeit des Delegationsvertrages im Klaren sind. Wo diese Klarheit nicht herrscht, egal auf welcher Seite, ist der Erfolg einer Aufgabe infrage gestellt. Dem »Delegator« ist zwar meist klar, was er vom Auftragnehmer erwartet. Ihm ist jedoch oft nicht klar, welche Unterstützung der Auftragnehmer vom Auftraggeber erwartet.

Delegieren heißt nicht, die Arbeit abzuwälzen, sondern dem anderen hilfreich zur Verfügung zu stehen, wann immer er Hilfe braucht. Um einen professionellen Ablauf sicherzustellen, müssen beide Seiten auch um die »Vertragsstrafen« wissen. Selbst wenn der Begriff hier vielleicht ein wenig überzogen wirkt, kann man davon ausgehen, dass das Nichteinhalten des Vereinbarten negative Auswirkungen auf den Betriebsablauf hat. Wirkt sich der Fehler gar auf das Außenverhältnis aus, auf vertragliche Beziehungen zu externen Kunden, dann können sogar Vertragsstrafen spürbare finanzielle Folgen nach sich ziehen. Diese Auswirkungen lassen sich jedem Beteiligten recht einfach vermitteln – wenn offen über die Zusammenhänge informiert wird. Betrachten wir aber einmal die eventuellen Folgen im Innenverhältnis, innerhalb der Abteilung oder an der Schnittstelle zu anderen Abteilungen.

Hier wird eher ein »Laisser-faire«-Stil praktiziert. Sätze wie: »Dann sollen die sich eben noch einen Tag gedulden, wir müssen ja auch immer auf die warten« zeigen, dass in solchen Unternehmen noch Aufklärungsbedarf besteht. Denn jede geplante Maßnahme steht meist im Zusammenhang mit weiteren Folgemaßnahmen. Wenn nun eine vereinbarte Handlung, die Erledigung einer Aufgabe, nicht richtig oder nicht zeitgerecht erfüllt wird, so leiden andere Personen im Unternehmen darunter, sie werden somit für die Fehler ihrer Kollegen »bestraft«. Um solche negativen Effekte zu vermeiden, muss klar definiert werden, wer für was verantwortlich ist und welche Ressourcen zur Verfügung stehen.